TÉMOIGNAGE CLIENT
Le système de santé du Royaume-Uni repose sur des milliers d'équipements, de consommables et d'outils différents pour fonctionner efficacement. Autrement dit, il utilise une chaîne d'approvisionnement aussi tentaculaire que complexe. Dépendant de quatre organismes du NHS, le Collaborative Procurement Partnership (CPP) gère trois contrats majeurs dans le cadre du modèle opérationnel de la chaîne d'approvisionnement du NHS.
Les données traitées quotidiennement par le CPP sont très nombreuses et très diversifiées. L'équipe travaille avec 545 fournisseurs pour les cinq catégories d'équipements. Cela représente près de 370 000 produits différents, qui vont des consommables de base comme les gants aux composants très spécifiques pour les prothèses. Si l'on ajoute à ce chiffre le fait qu'un article peut avoir plus de 30 options tarifaires différentes, on obtient des millions de points de données à prendre en compte.
« Nous accédons à des données d'un grand nombre de systèmes et de sources différents, y compris au sein de la chaîne d'approvisionnement du NHS et directement auprès des organismes », explique Claire Povey, directrice Business et Performance au sein du Collaborative Procurement Partnership. « Mais nous n'exploitions pas pleinement le potentiel de toutes ces données. »
Au début de l'année 2019, le CPP a décidé de se pencher sur ces données et l'analytique, en utilisant l'évaluation pour créer une feuille de route à long terme définissant son projet de transformation, à savoir passer des feuilles de calcul manuelles à l'automatisation analytique totale.
« Nous partions d'une technologie bureautique basique », explique Claire Povey. « C'était très manuel et gourmand en ressources, et nous passions la majeure partie du temps à traiter les données plutôt qu'à les analyser. »
Nous accédons à des données d'un grand nombre de systèmes et de sources différents, y compris au sein de la chaîne d'approvisionnement du NHS et directement auprès des organismes, mais nous n'exploitions pas pleinement le potentiel de toutes ces données.
Nous partions d'une technologie bureautique basique. C'était très manuel et gourmand en ressources, et nous passions la majeure partie du temps à traiter les données plutôt qu'à les analyser.
Au début de l'année 2019, le CPP a décidé de se pencher sur ces données et l'analytique, en utilisant l'évaluation pour créer une feuille de route à long terme définissant son projet de transformation, à savoir passer des feuilles de calcul manuelles à l'automatisation analytique totale.
Alteryx est au cœur de notre feuille de route pour notre développement technologique et la transformation des services CPP dédiés à la chaîne d'approvisionnement du NHS.
C'est ce qui a conduit le CPP à Alteryx, que les analystes métier de l'équipe ont rapidement mis en œuvre.
« Pour chaque organisme, il y a une feuille de calcul individuelle pour chaque catégorie d'équipement », détaille Jemma Brace, analyste responsable des données et des insights au Collaborative Procurement Partnership. « Dans ce fichier, il y a une feuille pour chaque sous-catégorie. Cela représente des milliers de jeux de données. »
Le CPP a créé un workflow automatisé en cinq étapes à l'aide d'Alteryx. Tout d'abord, les macros batch traitent tous les fichiers pertinents, chargeant et nettoyant les données en masse en moins d'une minute. Le workflow normalise ensuite les données pour que les systèmes de CPP puissent les lire, en remplaçant le mot « pack » par le code « PK » par exemple, avant de les envoyer automatiquement dans un catalogue consolidé dans la base de données SQL du CPP.
Il existe également un workflow de routine qui met automatiquement à jour le catalogue à mesure que les fournisseurs ajoutent, modifient ou suppriment des produits. Plutôt que de supprimer simplement les produits qui ne sont plus disponibles, le workflow leur ajoute une étiquette « obsolète », de sorte que les données sont ignorées par les analyses comparatives, mais conservées pour l'audit.
Le workflow de benchmarking de l'équipe utilise ensuite le catalogue pour évaluer les dépenses d'un organisme par rapport à la liste de produits, en veillant à ce que les prix et les remises appropriés soient appliqués. Il fournit les résultats sous la forme d'une feuille de calcul personnalisée contenant des résumés quantitatifs et visuels, qui comprennent des métriques essentielles permettant de suivre les dépenses générales, les dépenses hors contrat et les économies potentielles.
Les workflows réduisent considérablement les tâches analytiques manuelles
Les analystes peuvent produire des analyses comparatives détaillées en très peu de temps
Les responsables des achats du NHS peuvent prendre de meilleures décisions grâce aux informations obtenues
Avec les feuilles de calcul, l'équipe pouvait mettre jusqu'à 10 jours ouvrables pour réaliser une analyse comparative et en communiquer les résultats. Grâce à ses nouveaux flux d'automatisation dans Alteryx, elle a effectué plus de 250 comparatifs dans ce même laps de temps, à raison d'une heure seulement pour chacun d'eux.
Ce nouveau processus plus rapide a franchi un nouveau palier lors d'un exercice de benchmarking dans le domaine de l'ophtalmologie : l'équipe a réalisé 130 analyses en seulement six heures. Auparavant, il aurait fallu jusqu'à quatre mois de travail de traitement, d'analyse et de reporting.
« L'automatisation garantit la cohérence et l'intégrité dans la manière dont nous traitons les données », précise David Thompson, analyste responsable des données et des insights au Collaborative Procurement Partnership. « Avant, on se contentait de la fonction VLOOKUP d'Excel, ce qui pouvait aboutir à des erreurs.
En plus de simplifier l'analyse des données d'un point de vue technique, travailler avec Alteryx aide également les analystes du CPP à gérer plus efficacement leurs propres charges de travail. « Il y a très peu d'interventions après le travail initial », explique David Thompson. « Et tout le monde dans l'équipe peut traiter les données et créer des rapports avec Alteryx, sans avoir besoin de savoir coder. »
Grâce à l'automatisation, le CPP aide ses organismes de santé à prendre de meilleures décisions en matière d'approvisionnement, à réduire les coûts sans nuire à la qualité des soins cliniques et à veiller à ce que les professionnels de santé disposent des meilleurs outils.
L'équipe du CPP cherche maintenant à automatiser d'autres flux de données que les feuilles de calcul tarifaires. Le succès du déploiement d'Alteryx Designer a décidé le CPP à également migrer vers Alteryx Server. Cela contribuera à créer un écosystème automatisé complet, permettant aux analystes de se concentrer sur les économies que le NHS peut réaliser sur ses coûts d'approvisionnement.
« Nous avons vu très rapidement les bénéfices de notre investissement dans Alteryx », déclare Helen Lisle, directrice générale du Collaborative Procurement Partnership. « Alteryx est au cœur de notre feuille de route pour notre développement technologique et la transformation des services CPP dédiés à la chaîne d'approvisionnement du NHS. »